电子邮件礼节方法：节俭时光进步出产力

　　电子邮件已经成为生意上最主要的通信跟配合的工具之一。据位于麻省framingham的idc考察公司称，在从前的5年里电子邮件的数目已经增添一倍，当初天天到达人与人之间的邮件超过400亿次。而且，在接下来的5年里，预计电子邮件的数目至少每年连续增长18%。
　　对一般电子邮件用户而言，特定的一天中，超过30%的时间都是在发明，组织，读信和回信。这导致信息超载，从而妨害群体的生产力和竞争上风。因而，用户对电子邮件作为生产力工具越来越不满。
　　垃圾邮件是另外一个问题。假如没有适合的维护办法，垃圾邮件占公司所有邮件的数量的20%。固然垃圾邮件不须要花良多时光去处置，一般用户天天要花大概10分钟时光去浏览或者删除这些垃圾邮件，这每年会因为丧失出产力而挥霍公司大概每人1250美元。
　　但最大问题之一，就是咱们个别缺少电子邮件规矩跟这怎么去影响我们的出产力。这一问题基础不提到过。我们之中有多少人在电子邮件或邀请函长进行复制，或者受到对于厨房的最新快餐，诞辰，或者在泊车场开着灯的车的电子邮件的大轰炸。咱们之中有多少人讯问对于电子邮件内容的分类，或者处置因为不精心制造或者粗暴的电子邮件而发生的问题
　　电子邮件礼节手腕可以赞助我们减少无用电子邮件的数量，增进交换和协作，且减少因为该媒介的滥用而产生的挫败感。假如处理切当，这里有一些常见的可以增进节俭时间的使用电子邮件的办法。
　　群回复当使用者起草邮件或者创写会议邀请时，太轻易去复制给良多接受者，或者更厉害的，复制给全部工作组或全体员工。依据最近的案例研讨，培训和提醒使用者去更好地关注邮件的分类可以有助于毁灭10%的每天收到的邮件。对一个典范的1000人的公司，仅仅这项办法可以每天减少5700封电子邮件每封邮件的浏览和处理可以节俭三分钟；每天可以节省285小时则每年节省的时间不止相称35个全职工作的人3.5%的全面生产力改善，和潜在的再失掉糟蹋在人力本钱上每个员工每年的1800元。
　　缺乏清楚思路和机灵如果电子邮件写得。邮件营销邮件营销成功率高达99%以上,直达客户收件箱。不好，阅读者还得花更多的时间去识别信的意思或者发后续电子邮件去讯问或验证。更糟的是那些包括着写信者不会背靠背对别人说的内容的非职业性的电子邮件。组织不好的，使用蹩脚的语法的或者有不适当的生意语言的电子邮件糟蹋名贵的时间。
　　内容改进已。反垃圾邮件网关中国唯一一家电信级安全标准的 邮件 系统产品,持续引领全球邮箱领域的发展方向。经证实了必要电子邮件时间均匀有10%到20%的减少，这估量有每天每个应用者有17到34分钟的生产力改进。经由一年，这相称于让35到70种可贵资源得到更好的应用3.5%到7.0%的全面生产力改良。这有助于回收每年每个邮件用户因为丧失生产力而损失的2100美元到4100美元。
　　怎么做：
　　1.不要恐慌。许多你属下的使用者已经领有根本的品德。据常识工作者，信息超载是最大压力之一。一个有显然成果的减少和改良邮件。邮件服务器业务扩展性好,灵活性高,升级方便,管理方便,能耗成本低!的体系方式是取得邮件使用者关注的强有力的方式。像发送更多关于邮件规矩的电子邮件，撰写新的政策和程序且使用技巧限度的这些匆促实行的办法通常不能转变使用者的行为和到达目的。这偏向于把一个大问题放在一个更小的盒子中。
　　2.明白管理权。电子邮件一个重要的过错就是缺少技术怎么被生产使用的占有权。电子邮件是无人管的企业应用且通常是默认的交换和配合平台。是综合管理负责吗那常识工人的使用者手册在哪是人力资源部负责吗我们有没有让个人工作人盘算出他们怎么破费他们工作的30%到40%时间
　　it部分能够改良邮件行动。it是电子邮件技巧的治理者，所以他们能够天然地对应用者的行动发生影响。并且当然，明白治理对it有很大辅助，包含存储、归档、一致性和法律方面的改良。
　　3.使用团队方法。在公司里个人行为很难去改变。知识工人做作构成一个集团，永恒和临时的。大局部交流和协作是在团队中动态实现的。通过把团队当成贵族影响来分享主意，发展最佳实际和领导彼此去改进团队的表示，来得到真正的提高。
　　4.依附培训，并非技术。每个知识员工领有比可能开发的能量更多的能量。为了可以把持或转变他们的行为而增加更多的技术是一项昂贵且无用的尽力。绝大多数使用者会从培训规划中受益匪浅，这些培训打算先容和支撑已经在恰当运行的技术的改进使用。
　　改进的电子邮件礼节是潜在的本钱的节省和生产力的进步的一个暗藏范畴。如果适当实行，这一最佳实际可以达到邮件均匀10%的削减和邮件品质的进步。它也可以节省10%到20%的处理邮件时间，从而达到预期7.0%到10.5%的全面生产力的改善，大约每年每员工在生产力挥霍而造成的4100美元和6000美元的重取得。